Hinweisgeber-Möglichkeit:

Wer kann Hinweisgeber sein?
Der Bereich der Personen, der nach dem HinSchG geschützt ist, ist weit gefasst und umfasst alle natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden (hinweisgebende Personen), insbesondere:
Beschäftigte, auch bereits ausgeschiedene Beschäftigte, Stellenbewerber, Praktikanten, Leiharbeitnehmer, Selbstständige, die Dienstleistungen erbringen, Freiberufler, Auftragnehmer, Unterauftragnehmer, Lieferanten und deren Mitarbeiter, Anteilseigner und Personen in Leitungsgremien
Welche Verstöße können von Hinweisgebern gemeldet werden?
Nicht jede Meldung einer Verletzung von Rechtsvorschriften ist vom HinSchG umfasst. Der unter § 2 HinSchG geregelte Schutzbereich ist aber sehr weit gefasst. Hinweisgebende Personen genießen den Schutz des HinSchG, wenn sie Verstöße gegen folgende Vorschriften melden:
Verstöße gegen Strafvorschriften: Dies umfasst jede Strafnorm nach deutschem Recht.
Verstöße, die mit einem Bußgeld bedroht sind (also Ordnungswidrigkeiten), wenn die verletzte Norm dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient. Darunter fallen beispielswese Vorschriften aus den Bereichen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, Verstöße gegen das Mindestlohngesetz oder Bußgeldvorschriften, die Verstöße gegen Aufklärungs- und Auskunftspflichten gegenüber Organen der Betriebsverfassung wie Betriebsräten sanktionieren.
Darüber hinaus sind alle Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder umfasst, die zur Umsetzung bestimmter europäischer Regelungen getroffen wurden, sowie Verstöße gegen unmittelbar geltende EU-Rechtsakte in einer Vielzahl verschiedener Bereiche, etwa: Regelungen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Vorgaben zur Produktsicherheit, Vorgaben zur Verkehrssicherheit, Vorgaben zur Beförderung gefährlicher Güter, Vorgaben zum Umwelt- und Strahlenschutz, Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten, Regelungen des Verbraucherschutzes, Regelungen des Datenschutzes und der Sicherheit in der Informationstechnik, Regelungen des Vergaberechts, Regelungen zur Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften, Regelungen im Bereich des Wettbewerbsrechts etc.

Hinweis: Voraussetzung ist immer, dass sich die Verstöße auf den Beschäftigungsgeber/das Unternehmen oder eine andere Stelle beziehen müssen, mit dem oder mit der die hinweisgebende Person selbst in beruflichem Kontakt stand oder steht (§ 3 Absatz 3 HinSchG). 

Unsere Meldekanäle: In Textform: 

Für den Hinweisschutz haben wir eine spezielle Emailadresse eingerichtet, die nur unsere Meldestellenbeauftragte erreicht

Bei allen Meldewegen ist die Vertraulichkeit des Hinweisgebers sowie Dritter geschützt! Ganz zentral ist das sog. Vertraulichkeitsgebot nach § 8 HinSchG: Die internen Meldekanäle sind bei uns so konzipiert, dass die Identität der hinweisgebenden Person, der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, sowie der sonstigen in der Meldung erwähnten Personen gewahrt bleibt!

Innerhalb von 7 Tagen erhalten Sie von unserer Meldestellen-Beauftragte eine Bestätigung über den Eingang Ihres Hinweises. Innerhalb von spätestens 3 Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung erhalten Sie Information über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese.

Es erfolgen nun: 

-Einleitung interner Nachforschungen
-Mögliche Maßnahmen zur Behebung des Problems
-Verweis auf andere Kanäle oder Verfahren bei Meldungen
-Abschluss des Verfahrens aufgrund mangelnder Beweise oder anderer Gründe
-Befassung einer zuständigen Behörde

Dokumentation der Meldungen und Datenaufbewahrung:
Alle eingehenden Meldungen werden nach § 11 HinSchG im Einklang mit den Vertraulichkeitspflichten dokumentiert.
Wie die Meldungen dokumentiert werden, hängt davon ab, über welchen Kanal die Meldung eingegangen ist.
Unser Meldesystem ist so konzipiert, dass Meldungen und Folgemaßnahmen so dokumentiert werden, dass sie gegebenenfalls als Beweismittel verwendet werden können.
Die Dokumentationen werden 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Ausnahmsweise können die Dokumentationen auch länger als 3 Jahre aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

DATENSCHUTZBESTIMMUNGEN HINWEISGEBER SYSTEM
1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Verantwortlicher ist C.I.S. City Industrie Service GmbH, Am Hauptbahnhof 10, 60329 Frankfurt am Main, 069 23 05 95.
Datenschutzbeauftragter: Herr Fernando Lopez
E-Mail: Datenschutz@cis-zeitarbeit.de

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.
2. Zweck unseres Hinweisgebersystems
Wir stellen ein Hinweisgebersystem zur Verfügung, um Hinweise auf potenzielle Missstände, Gesetzesverstöße und sonstiges Fehlverhalten im Unternehmen auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegennehmen, bearbeiten und verwalten zu können.
3. Hinweisgeber
Unser Hinweisgebersystem steht Mitarbeitern und ehemaligen Mitarbeitern unseres Unternehmens und Dritten (z.B. Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten, Mitarbeiter verbundener Unternehmen) zur Verfügung.
4. Art der Hinweise
Anonymer Hinweis: Bei einem anonymen Hinweis erhebt und verarbeitet unser Hinweisgebersystem keinerlei personenbezogene Daten des jeweiligen Hinweisgebenden.
Vertraulicher Hinweis: Bei einem vertraulichen Hinweis besteht für uns die Möglichkeit der unmittelbaren Kommunikation mit den Hinweisgebenden, um z.B. den Eingang des jeweiligen Hinweises bestätigen, Rückfragen zum Sachverhalt stellen und die Hinweisgebenden über ergriffene Maßnahmen informieren zu können. Transparenter Hinweis: Bei einem transparenten Hinweis erhält der intern bei uns im Unternehmen für die Bearbeitung von Hinweisen zuständige Ansprechpartner Zugriff auf die Daten zur Identität der/des Hinweisgebenden und kann unmittelbar mit der/dem Hinweisgebenden kommunizieren. Wir sind dabei gemäß der EU-Whistleblower-Richtlinie verpflichtet, die Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgebenden zu wahren, d.h. nur der bzw. die Mitarbeiter, die den jeweiligen Hinweis bearbeiten, dürfen die Identität der/des Hinweisgebenden kennen, sonst niemand im Unternehmen.
5. Verarbeitete personenbezogene Daten
Wenn über das Hinweisgebersystem ein Hinweis gegeben wird, verarbeiten wir dabei folgende personenbezogenen Daten:
Name und Kontaktdaten des Hinweisgebenden, sofern diese bei einem transparenten Hinweis angegeben werden, bei einem vertraulichen Hinweis wird unsere Hinweisgebersystem die personenbezogenen Daten der/des Hinweisgebenden nicht an uns weitergeben, bei einer anonymen Meldung werden keinerlei personenbezogene Daten der/des Hinweisgebenden verarbeitet.
Die IP-Adresse der/des Hinweisgebenden wird zur Verarbeitung einer Meldung innerhalb der Anwendung nicht gespeichert. Zur Wahrung der Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität des Servers und der mit dem Server verbundenen Anwendungen und Schnittstellen, werden Zugriffe auf dem Server protokolliert, um potenzielle Sicherheitsverstöße erkennen und behandeln zu können. Zugriffe, die mit keinem Sicherheitsverstoß in Verbindung gebracht werden können, werden wartungsintervallbedingt spätestens nach einem Kalendermonat gelöscht.
Unternehmenszugehörigkeit bzw. Funktion werden verarbeitet, sofern diese im Rahmen eines Hinweises angegeben werden.
Personenbezogene Daten von Personen, die in einem Hinweis genannt werden, werden zur Untersuchung bzw. Behandlung eines Hinweises verarbeitet.
Die Kommunikation zwischen dem Rechner der/des Hinweisgebenden und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen dem Rechner und dem Hinweisgebersystem wird ein Cookie auf dem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende der jeweiligen Session gültig und wird beim Schließen des Browsers gelöscht.
6. Vertrauliche Behandlung von Hinweisen und Weitergabe
Eingehende Hinweise werden von einer autorisierten Mitarbeiterin entgegengenommen und bearbeitet. Diese Mitarbeiterin ist ausdrücklich dazu verpflichtet, sämtliche Hinweise stets vertraulich zu behandeln. Diese zuständige Mitarbeiterin prüft den Hinweis und führt gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch. Im Rahmen der Sachverhaltsaufklärung und gegebenenfalls der anschließenden Einleitung von Maßnahmen kann es erforderlich sein, Hinweise an weitere Mitarbeiter des Unternehmens weiterzugeben. Dies erfolgt ausschließlich im Rahmen der Erforderlichkeit für die Aufklärung bzw. Einleitung von Maßnahmen und wir achten stets darauf, die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen einzuhalten. In bestimmten Fällen besteht die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen zu informieren. Dies ist in solchen Fällen gesetzlich geboten, wenn objektiv feststeht, dass die Informationserteilung an den Beschuldigten die konkrete Hinweisaufklärung nicht (mehr) beeinträchtigen kann. Dabei wird die Identität der/des Hinweisgebenden, soweit dies rechtlich möglich ist, nicht offengelegt und es wird sichergestellt, dass bei der Information keine Rückschlüsse auf die Identität der/des Hinweisgebenden möglich werden. Beim wissentlichen Einstellen falscher Hinweise mit dem Ziel, eine Person zu diskreditieren (Denunziation), kann die Vertraulichkeit der Identität der/des Hinweisgebenden nicht gewährleistet werden. Bei entsprechender gesetzlicher Verpflichtung oder datenschutzrechtlicher Erforderlichkeit für die Hinweisaufklärung kommen als weitere Kategorien von Empfängern Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden, sonstige Verwaltungsbehörden, Gerichte sowie von uns beauftragte Rechtsanwalts- und Wirtschafts- bzw. Steuerprüfungsgesellschaften in Frage.
7. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems stützt sich auf die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen sowie unser überwiegendes berechtigtes Interesse an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und der damit verbundenen Abwendung von Schäden und Haftungsrisiken für das Unternehmen. Rechtsgrundlage ist dementsprechend Art. 6 Abs. 1 lit. c) und lit. f) DSGVO iVm. §§ 30, 130 OWiG.
Betrifft ein Hinweis einen unserer Mitarbeitenden, dient die Verarbeitung zudem der Verhinderung und Aufdeckung von Straftaten oder sonstigen Rechtsverstöße, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigtenverhältnis stehen. Rechtsgrundlage in diesem Fall ist § 26 Abs. 1 BDSG.
8. Aufbewahrung und Löschung
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es für die Aufklärung und abschließende Beurteilung eines Hinweises erforderlich ist oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Danach werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Die Dauer der Speicherung richtet sich insbesondere nach der Schwere des Verdachts und der gemeldeten eventuellen Pflichtverletzung. Die Löschung der erhobenen Daten erfolgt dabei grundsätzlich innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss der internen Ermittlungen. Kommt es infolge eines Fehlverhaltens im Sinne dieser Richtlinie oder eines Missbrauchs des Hinweisgebersystems zu einem Straf-, Disziplinar- oder Zivilgerichtsverfahren, kann sich die Speicherdauer bis zum rechtskräftigen Abschluss des jeweiligen Verfahrens verlängern.
Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung eines spezifischen Hinweises offensichtlich nicht relevant sind, werden nicht erhoben bzw. unverzüglich wieder gelöscht, falls sie unbeabsichtigt erhoben wurden.

9. Ihre Rechte als Betroffener
Als Betroffener stehen Ihnen die folgenden Rechte zu, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen dafür erfüllt sind:
Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO
Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO
Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO
Soweit die Datenverarbeitung auf einer Abwägung der berechtigten Interessen beruht, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung der Daten zu widersprechen. Hierfür müssen berechtigte Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Sie besitzen außerdem das Recht, sich bei den Datenschutzaufsichtsbehörden über die Datenverarbeitung zu beschweren.
10. Änderung dieser Datenschutzinformationen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzinformationen gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht und/oder um Änderungen der Datenverarbeitung entsprechend abzubilden. Für Ihre erneute Nutzung gelten dann die neuen Datenschutzinformationen.

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